Vous cherchez à organiser un événement de teambuilding ? Si la planification d’événements est une vraie partie de plaisir et un jeu d’enfant pour certains, elle peut sembler vraiment plus difficile pour d’autres. Pour vous aider dans la création de votre événement de teambuilding et faire de lui une véritable réussite, voici nos 5 conseils professionnels.
1 – Définir le cadre de votre événement
Parce qu’un événement de teambuilding n’est pas une simple sortie ludique entre collègues, mais bien une activité qui sert à renforcer les liens et la cohésion au sein d’une équipe, la planification de ce type d’événement nécessite de définir le contexte, les objectifs ainsi que les enjeux comme un cahier des charges. Ce premier conseil permet d’organiser un événement de teambuilding cohérent et d’avoir un fil conducteur à donner au prestataire choisi pour réaliser la ou les activités. Vos buts à atteindre grâce à cet événement peuvent par exemple être d’établir une relation de confiance et de renforcer la cohésion entre plusieurs personnes, de stimuler la créativité de vos employés, de répondre aux enjeux de votre entreprise ou encore de simplement offrir un moment agréable à vos collègues.
2 – Prévoir un budget
Une fois le cadre de votre événement de teambuilding établi, et avant de faire appel au prestataire de votre choix, prenez le temps de prévoir le budget consacré à celui-ci. Sachez que même s’il est restreint, vous allez certainement quand même pouvoir proposer des activités de teambuilding qui répondent à vos objectifs en vous adressant à des professionnels de l’événementiel ayant une large expérience en organisation d’événements. Pour définir un budget, prévoyez par contre d’avoir le nombre de participants exact, sachant que les activités de teambuilding comprennent en général entre 20 et 50 personnes.
3 – Fixer une date et penser à une destination
Choisir une date qui convienne à tous n’est pas chose facile, et même impossible, mais vous pouvez tout de même essayer de choisir la meilleure date possible, celle où un maximum de personnes pourra être présent. Choisissez par exemple un jour de semaine qui ne tombe pas pendant les vacances scolaires, ni le mercredi, pour les personnes qui ont des enfants. Concernant la destination, vous pouvez choisir de rester aux alentours de votre organisation pour qu’un maximum de personnes puisse se rendre sur les lieux ou encore choisir une destination plus aventureuse, mais il faudra dans ce cas penser à éventuellement organiser le déplacement de vos invités.
4 – Envoyer des demandes de devis à des prestataires
Une fois que ces premières étapes sont remplies, vous pouvez alors envoyer des demandes de devis à un ou plusieurs prestataires que vous aurez trouvés et choisis. Donnez alors le maximum de détails sur vos envies et vos besoins concernant cet événement de teambuilding lors de votre soumission et prenez ensuite le temps d’échanger avec les prestataires dont les activités vous intéressent.
5 – Analysez les devis et faites votre choix parmi les prestataires
Une fois que vous aurez obtenu des réponses des différents prestataires, analysez-les et comparez-les par rapport à votre cahier des charges. Parmi les propositions que l’on vous donnera, faites un choix éclairé en fonction de vos objectifs, du type d’activités proposées, de leur niveau d’originalité, mais faites aussi votre choix en fonction de votre entente avec les prestataires. En effet, la planification d’un événement demande plusieurs échanges entre le prestataire et vous, il sera alors agréable d’avoir un minimum d’affinité.
Faire appel à des professionnels et experts des activités de teambuilding permet de vous assurer une tranquillité d’esprit et une participation à l’événement. Cela permet également de s’assurer d’avoir des activités qui mettent réellement l’emphase sur les rapports entre coéquipiers tout en proposant un événement ludique et agréable pour tous !